1995. évi LXVI. törvény

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről1

Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A törvény célja

1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy

a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék;

b) bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon;

c) a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg;

d) az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson.

A törvény hatálya

2. § E törvény hatálya kiterjed

a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára;

b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára;

c) a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;

d) a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;

e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű iratra.

Értelmező rendelkezések

3. § E törvény alkalmazása során

a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;

b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

c) irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

f) irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége;

g) irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség;

h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

n) nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek;

o) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;

p) a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak.

Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai

4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni.

5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.

(2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés tilalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védett levéltári anyagra is kiterjed.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés útján történő elidegenítését.

6. § (1) Közlevéltárban és nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagot, továbbá védett levéltári anyagot az ország területéről kivinni csak a művelődési és közoktatási miniszter engedélyével szabad. Köziratot és közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot az ország területéről csak ideiglenesen lehet kivinni.

(2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző levéltár biztonsági másolatot készít.

7. § A levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése - ajándék, adásvétel, csereszerződés kivételével - a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti.

A levéltári anyag védelmének irányítása

8. § A levéltári anyag védelmének ágazati irányítását a művelődési és közoktatási miniszter látja el. Ágazati irányító hatáskörében

a) rendeletben határozza meg az irattári terv elkészítésével és alkalmazásával, továbbá a köziratok nyilvántartásával, szakszerű és biztonságos őrzésével, selejtezésével, illetőleg közlevéltárba adásával kapcsolatos szakmai követelményeket, és a közlevéltárak közreműködésével ellenőrzi azok érvényesülését;

b) rendeletben szabályozza a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket, valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét, és a Magyar Országos Levéltár közreműködésével ellenőrzi a szakmai követelmények érvényesítését;

c) irányítja és felügyeli a Magyar Országos Levéltárat;

d) dönt a hatáskörébe utalt egyedi ügyekben.

II. Fejezet

A KÖZIRAT

A köziratok kezelése és védelme

9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles

a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni;

b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni;

c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni;

d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni;

e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni;

f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni;

g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv tartalmazza.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.