Nyitólap  Szoftverek  Ügyvédi Iroda

A program központi eleme az ügyfél- és ügykezelés. A program logikája arra épül, hogy az ügyvédi iroda ügyfelek számára egyes ügyeken dolgozik. Az adatok széles köre az ügyfélhez van rendelve, így az egyedi ügyeknél csak magának az ügy alapadatainak a rögzítése szükséges, illetve az általánostól eltérő információké (pl. ha a fizetési mód eltér az adott ügyben az ügyfélnél szokásostól).

A programban a fizetési módokat ügyfélhez, ügyhöz rendelten lehet állítani. Így lehetőség nyílik arra, hogy egyes ügyfeleknek magasabb vagy kedvezőbb óradíjakat állítsunk be, vagy akár csak egyetlen ügyre adjunk meg eltérő díjakat. Az óradíjas limit mellett lehetséges fix összegű díjak megadása, továbbá időlimites vagy összeglimites elszámolási módok választása is.

Magától értetődő, hogy egyszerre többen dolgozhatnak egy-egy ügyfélnek vagy ügyön, akik a program segítségével tudhatnak egymás munkájáról, illetve a vezető ügyvéd egyszerűen követheti figyelemmel kollégái tevékenységét. Így az iroda összes alkalmazottja egyetlen adatbázisban rögzítheti minden tevékenységét, ügyét, megfelelő jogosultságok esetén látható a többiek tevékenysége, az iroda számára fontos összes határidő, tárgyalás időpontja is.

A program naptárfunkciója – amellett hogy azonnal átláthatóvá teszi a következő 6 hónapra bejegyzett tevékenységeket – felugró ablakban figyelmeztet az aktuális tevékenységre, határidőre. Természetesen az ügyben végzett tevékenységek egyszerűen rögzíthetőek a naptárban is.

Ahogy az ügyfelekkel való rugalmas, ám mégiscsak rögzített e-mail kommunikáció egyre nagyobb teret nyer, felmerül az e-mailek cégen belüli megosztásának szükségessége, így ha valaki szabadságon van, elutazott vagy megbetegedett, a többiek az érdemi információk birtokában eredményesen helyettesíthetik.

Ennek csak annyi a feltétele, hogy az e-maileket be kell rögzíteni a szoftverbe (amit többek között a Microsoft Outlookba beépülő Ügyvédi Iroda eszköztár segít), és a továbbiakban bárki elérheti őket a megfelelő jogosultságok birtokában, anélkül hogy valaki másnak az e mailfiókjában kellene keresgélnie.

A program Microsoft Windows környezetben fut. Képes arra, hogy hálózatosan – szerver-kliens architektúrában működjön. A hálózatos működés nyomán a felhasználók – jogosultságaik függvényében képesek látni egymás tevékenységét, képesek közös megbeszéléseket szervezni.

A felhasználói jogosultságoknak több szintje van, az újonnan létrehozott felhasználó alapértelmezetten a felhasználó semmihez nem fér hozzá és semmit nem tud módosítani. Ezek után akár globálisan, akár egy-egy ügyfél vagy ügy vonatkozásában adhatunk, ill. vehetünk el jogot (tehát lehetséges akár csak egy ügyhöz, de akár egy kivételével minden ügyhöz hozzáférést engedni).

Külön jogosultsági szint van az adatok megtekintésére és a módosítására. Így lehetővé tehetjük, hogy az adminisztrátor megnézhesse mások naptárát, ámde beleírni, törölni nem fog tudni.

Könnyedén megvalósítható, hogy a vezető ügyvéd számára minden információ elérhető legyen, azonban az ügyvédjelöltek csupán a ’rájuk tartozó’ információkhoz férjenek hozzá. Gyakorlatilag az iroda munkamódszere leképezhető, és a főnök számára minden látható. Így az egyes alkalmazottakról tudjuk, mennyire elfoglaltak, mivel töltik idejüket és milyen hatékonysággal dolgoznak.

A program alkalmas a legfontosabb statisztikák, jelentések elkészítésére. Így egy-két kattintással megtudhatjuk, hogy számunkra kik a legfontosabb ügyfelek (kivel foglalkoztunk legtöbbet, ki a legjövedelmezőbb), mennyi bevételt hozott egy-egy ügy, vagy munkatárs akár évekre visszamenően.

Az elemzések funkcióval megnézhető, hogy adott időszakban egy-egy dolgozó, ügy, ügyfél mennyi bevételt jelentett a cégnek, milyen költségek merültek fel az ügyekben, hány órányi tevékenységet végeztek az alkalmazottak (és ennek mekkora része bizonyult kiszámlázhatónak). Azonosíthatjuk a dolgozók közül a kiemelkedőket, a legfontosabb és/vagy legrégebbi ügyfeleket.

A programban lehetőség nyílik ügytípusok definiálására, amely alkalmas annak követésére, hogy hol áll az ügy, milyen lehetőségek, lépések várhatóak. Jelenleg három ügytípus kezelése van beállítva, de szabadon felvehetők újabbak az iroda igényei szerint. Amennyiben szükséges, a CompLex szakemberei képzéssel, vagy az újabb ügytípusok elkészítésével is állnak ügyfeleink rendelkezésére.

Az Ügyvédi Iroda szoftver két további modullal bővíthető igény esetén:

Elektronikus aláíró- és archiváló modul
Az elektronikus aláírás a cégeljárás elektronizálását követően szinte nélkülözhetetlen munkaeszközzé vált, és az elektronikusan aláírt dokumentumok minősített elektronikus archiválása – bár általánosan elterjedtnek nem mondható – számos ügyvédi iroda számára biztosítja az aláírt fájlok hosszú távú kezelésének biztonságát.

Az Ügyvédi Iroda program lehetővé teszi, hogy külön alkalmazás megnyitása nélkül lássuk el a szükséges dokumentumokat elektronikus aláírással. Így az automatikusan a megfelelő ügyhöz csatolódik, a megfelelő könyvtárban mentésre kerül, és akár azonnal archiválásra is küldhető.

Az Ügyvédi Iroda ugyanis lehetőséget biztosít a Microsec Kft.-től megrendelt minősített archiválás szolgáltatáshoz való integrált hozzáférésre. Így nem szükséges az Ügyvédi Iroda programból kilépve más eszközöket használni a dokumentumok feltöltésére, hanem az rögtön az Ügyvédi Irodából elvégezhető. (Az aláírás és archiválás működéséhez elengedhetetlen elektronikus aláírás megléte és a Microsec Kft. archiválás szolgáltatásának megrendelése, az Ügyvédi Iroda az ezek kezelését teszi csak önmagában lehetővé.)

Számlázó modul
Az Ügyvédi Iroda programhoz csatlakoztatható számlázó modul lehetővé teszi a programban rögzített tevékenységek kiszámlázását anélkül, hogy azokat külön kellene valamilyen számlázó programban rögzíteni. Ehelyett a számlázás indításakor kiválaszthatóak a számlára átkerülő tevékenységek, majd néhány kattintással elkészül az APEH által is elfogadott számla. Természetesen az szabadon állítható, hogy milyen tevékenységek kerüljenek a számlára, illetve lehetőség van arra is, hogy egy tevékenységnek csak egyetlen része kerüljön számlázásra.